REGULAMENT CU PRIVIRE LA PROTECȚIA DATELOR PERSONALE

Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – prin Programul Sf. Dimitrie își ia angajamentul ferm să prelucreze în siguranță deplină datele cu caracter personal. Respectăm caracterul personal al datelor specifice cu care ajungem să interacționăm. Acest angajament descrie toate practicile noastre organizaționale privind prelucrarea datelor, dar și opțiunile asupra modului în care datele personale sunt procesate.

Începând cu 25 Mai 2018 Regulamentul 2016/679/UE privind protecția datelor cu caracter personal (General Data Protection Regulation – GDPR) intra în vigoare. Regulamentul are ca scop crearea unui cadru legislativ unic European care să protejeze persoanele fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și să reglementeze circulația acestora. Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – Programul Sf. Dimitrie se aliniază prevederilor GDPR.

Acest capitol conține informații importante despre drepturile dvs. la confidențialitatea datelor furnizate. Citiți-l cu atenție pentru a înțelege modul în care folosim datele dvs. personale. Putem actualiza această politică din când în când, în cazul modificărilor mici chiar și fără notificare, așa că vă rugăm să o verificați în mod regulat.

Furnizarea datelor dvs. personale către noi este voluntară. Cu toate acestea, fără a ne furniza datele personale, nu veți putea (după caz) să beneficiați de serviciile noastre, să faceți o donație, să faceți o contribuție de coplată, să vă angajați la noi sau să vă implicați în acțiuni de voluntariat.

Ce sunt datele cu caracter personal?

Orice fel de informații care pot duce la identificarea unei persoane fizice, fie vorba de nume, prenume, adresa, CNP sau adresa de e-mail.

Cum colectează Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – Programul Sf. Dimitrie datele cu caracter personal?

Ele pot fi colectate prin formulare, direct la întâlnirile cu consilierii Programului, din apel telefonic, prin comunicarea on-line, cu informarea clară a persoanei cu care interacționăm.

 Care sunt datele cu caracter personal prelucrate de Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – Programul Sf. Dimitrie?

  •  Datele de identificare menționate pe cartea de identitate, număr de telefon, adresă de email, date privind sănătatea, loc de muncă, sursele de venit, adresă, sursa de referire, statut social, hobby-uri.
  • Datele de identificare ale membrilor de familie (nume, prenume, adresă, număr de telefon)

Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – Programul Sf. Dimitrie colectează date pe care Regulamentul UE le consideră ca fiind sensibile: starea de sănătate, viața sexuală, situația legală, origine rasială, etnică, convingeri religioase, însă face acest lucru în temeiul unor obligații contractuale și în scopul unei abordări terapeutice de ansamblu

Cum prelucram noi datele cu caracter personal?

Prelucrarea și stocarea datelor cu caracter personal este făcută în condiții de siguranța și în scopuri legitime legate în principal de desfășurarea activității de prestare servicii.

În ce scop prelucrează Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – Programul Sf. Dimitrie datele cu caracter personal?

Situațiile în care Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – Programul Sf. Dimitrie prelucrează datele cu caracter personal sunt următoarele:

  1. Pentru a facilita desfășurarea activităților aflate în legătură cu contractul și/sau în vederea îndeplinirii obligațiilor legale.
  2. Legea aplicabilă recunoaște anumite categorii de informații personale ca fiind sensibile și, prin urmare, necesită mai multă protecție, inclusiv informații privind starea de sănătate, orientarea sexuală, etnie sau credințe religioase. La interviul inițial de evaluare, consilierul va solicita aceste informații, în vederea cunoașterii situației bio-psiho-socio-spirituale a clientului.
  3. Datele colectate de la client sunt incluse în realizarea managementului de caz (preadmisie, cerere servicii, evaluare inițiale, planuri de intervenție, contract de furnizare de servicii sociale, reevaluare, evaluare finală, listă de prezență și evidență, consiliere individuală și de grup, acord oferire de informații confidențiale)
  4. Pentru persoanele cărora li se oferă servicii de consiliere, datele personale sunt incluse în fișa clientului și sunt păstrate în siguranță la sediul Centrului. Ele sunt baza realizării unui plan de intervenție eficient și indeplinire a scopului pentru care persoana a solicitat serviciile noastra in primul rand. În cazul în care beneficiarul este trimis de cǎtre  alte persoane / instituţii / profesionişti / colaboratori etc, Programul, va colecta și utiliza date personale în temeiul contractual sau al unui interes public/vital/legitim și cu scopul:
    1. întocmirii unor rapoarte de evaluare inițială/ progres/ evaluare finală privind recuperarea din adicții
    2. realizării unor recomandări către alte servicii/instituții în vederea rezolvării dificultăților pe care le are persoana în cauză.
  5. La întocmirea unor rapoarte către finanțatori (ex. listă cu beneficiarii / lună/activitate sub păstrarea totală a anonimatului și confidențialității, prin folosirea unui sistem de codificare intern, ex. cod client: BRNA 203/2018, localitatea: Cluj-Napoca și serviciul oferit – consiliere individuala/grup/centru de zi)
  6. În evidențele contabile/financiare în cazul donațiilor sau sponsorizărilor
  7. În același timp, utilizăm datele dumneavoastră pentru a vă contacta în momentul desfășurării unor activități tematice cu privire la recuperarea din adicții (ex. întâlniri individuale, grupuri de suport, grupuri de studiu al pașilor, grup de prevenire a recăderii, grupuri de post-cură, grupuri terapeutice, cursuri de responsabilizare, cursuri pentru aparținători, activități de informare și  etc.
  8. Contactarea prin telefon sau email în vederea informării despre desfășurarea unor activități de socializare (ex. picnicuri, activități specifice Centrului)
  9.  Trimitem emailuri doar celor ce s-au înscris la lista de abonați și respectăm decizia celor ce doresc să se dezaboneze. Programul Sf. Dimitrie nu cumpără și nu vinde adrese de email.
  10. Utilizăm datele dumneavoastră personale în statistici în scopul  îmbunătățirii serviciilor de asistare oferite.
  11. Datele personale sunt prelucrate pe toată durata contractuală, până la expirarea obligațiilor contractuale și a termenelor de arhivare.

 

În ce temeiuri prelucram datele cu caracter personal?

Temeiul prelucrării este constituit din contractul de furnizare de servicii sociale și prevederile legale aplicabile.

Temeiul juridic al prelucrării

 – art. 6  alin. 1 lit. b) din GDPR, respectiv ,,prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract“;

– art. 6  alin. 1 lit. c) din GDPR, respectiv ,,prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului“;

– art. 6  alin. 1 lit. d) din GDPR, respectiv ,,prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice“;

– art. 6  alin. 1 lit. e) din GDPR, respectiv ,,prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul“.

 

 Unde trimitem datele furnizate de tine?

Pentru a facilita desfășurarea activităților aflate în legătură cu contractul și/sau în vederea îndeplinirii obligațiilor legale, comunicăm aceste date către alte autorități și instituții (ex. spitale, Primărie, Direcția de Asistență Socială și Medicală Cluj-Napoca, Direcția de Protecție a copilului, Serviciul de Probațiune, Poliție, Adăposturi, Cantina Socială etc).

 

Pe ce durata prelucrează Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – Programul Sf. Dimitrie datele cu caracter personal?

Prelucrarea este pe durata contractului sau pe durata prestării serviciilor. Datele personale vor fi păstrate atât timp cât este necesar pentru scopurile menționate mai sus sau perioada de timp prevăzută de dispozițiile legale, respective între 1 și 50 de ani.

  

Unde sunt prelucrate datele dumneavoastră?

Securitatea datelor personale și accesul la acestea

Ne străduim să asigurăm condiții optime pentru a preveni pierderea, distrugerea, utilizarea incorectă, modificarea, dezvăluirea sau accesul neautorizat la informațiile dvs. personale.

Datele sunt colectate și prelucrate în România. Informațiile dvs. sunt accesibile numai de personalul instruit al Asociației Filantropice Medical Creștine Christiana – Programul Sf. Dimitrie. Angajații se asigură că nu divulgă nicio informație unei terțe părți, fără a avea unul dintre temeiurile prevăzute de lege (consimțământ, temei contractual, legal, interes legitim, vital, public). În același timp, angajații nu își asumă răspunderea pentru divulgarea voluntară de către clienți, în cadrul grupurilor/ activităților sau în afara acestora, a datelor personale.

 

Drepturile utilizatorilor/ clienților

  • Dreptul de a fi informat - aveți dreptul să vi se spună cum vor fi utilizate informațiile dvs. personale. Această politică urmărește să vă ofere o descriere clară și transparentă a modului în care pot fi utilizate informațiile dvs. personale.
  • Dreptul de acces - ne puteți cere confirmarea informațiilor pe care le deținem și pentru a solicita o copie a acestor informații.
  •  Dreptul de ștergere/ de a fi uitat- ne puteți cere să vă ștergem informațiile personale din evidențele noastre, în oricare din situațiile următoare: nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost stocate, ți-ai retras consimțământul și nu există alt temei juridic pentru prelucrare, te opui prelucrării, datele au fost colectate ilegal, datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale,
  • Dreptul la rectificare - dacă credeți că înregistrările noastre privind informațiile dvs. personale sunt inexacte, aveți dreptul să cereți ca aceste înregistrări să fie actualizate.
  •  Dreptul de a restricționa procesarea - aveți dreptul să cereți ca prelucrarea datelor dvs. personale să fie restricționată dacă există motive de îngrijorare privind exactitatea sau utilizarea legitimă a acestora.
  •  Dreptul la transferabilitatea datelor - vă vom pune la dispoziție, în măsura cerută de Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) informațiile dvs. personale obținute sub consimțământul dvs. informat, într-un format care poate fi citit automat și la dreptul că acestea pot fi transmise altui operator.

 

Prelucrarea legală a datelor cu caracter personal

Suntem obligați să avem unul sau mai multe motive legale pentru a procesa informațiile dvs. personale:

  • Informațiile personale sunt prelucrate pe baza consimțământului

Vom cere consimțământul dvs. pentru a utiliza informațiile pe care ni le-ați pus la dispoziție, în vederea îndeplinirii scopurilor amintite. Vom reveni cu cerințe de extindere a  consimțământului, doar dacă va fi cazul în viitor, dar nu vom transfera date sau nu vom pune la dispoziția terților date fără a obține consimțământul prealabil.

Așa cum ne bazăm pe acordul dvs. de a utiliza informațiile dvs. personale, aveți dreptul să retrageți acest consimțământ în orice moment.

  • Informațiile personale sunt prelucrate pe baza unei relații contractuale

În vederea îndeplinirii scopurilor amintite și a respectării obligațiilor legale de funcționare al Asociației Filantropice Medical Creștine Christiana – Programul Sf. Dimitrie, este necesar să procesăm informațiile personale astfel încât să putem intra în relații contractuale cu dumneavoastră.

  • Informațiile personale sunt prelucrate pe baza obligațiilor legale

În cazul în care situația o va cere, vom procesa informațiile dvs. personale din cauza obligațiilor legale cărora suntem nevoiți să ne supunem.

 Vom dezvălui informațiile dumneavoastră organelor de anchetă sau instituțiilor responsabile de aplicarea legii, la cerere, numai atunci când sunt invocate obligațiile legale ale noastre.

  • Informațiile personale sunt prelucrate pe baza unor interese legitime

Legea ne permite colectarea și folosirea informațiilor personale în cazul în care acest lucru este în mod rezonabil necesar desfășurării activității noastre legitime (atâta timp cât utilizarea lor este echitabilă și nu influențează în mod nejustificat drepturile altor persoane).

Când vom folosi informațiile dvs. personale, vom lua în considerare dacă este corect să facem acest lucru și dacă se regăsește în așteptările dvs. rezonabile. Vom pune mereu în echilibru drepturile dumneavoastră și interesele noastre legitime pentru a ne asigura că folosim informațiile dvs. personale în moduri care nu sunt inutile, inadecvate sau nedrepte în orice fel.

 

Date de contact pentru responsabil cu protecția datelor la Asociația Filantropică Medical Creștină Christiana – Programul Sf. Dimitrie:

Deși nu este necesar să numim un Ofițer de Protecția Datelor (DPO) conform dispozițiilor GDPR, am numit un Manager de Protecția Datelor ce poate fi contactat la adresa electronică contact@sfdimitrie.ro și la adresa sediului nostru: Str. Salcâmului nr. 20, Cluj-Napoca, tel: 0755683330.